Gemeentebestuur Rosmalen, 1971-1995

Geschiedenis van het archief van de gemeente Rosmalen 1971 - 1995

Deelname aan Streekarchivariaat

Het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Rosmalen besluit op 1 november 1978 om de mogelijkheden te onderzoeken om deel te nemen aan het Streekarchivariaat Maasland. Tevens neemt het college het besluit dat het archief van de gemeente Rosmalen in de gemeente wordt bewaard. Het duurt uiteindelijk nog tot 11 oktober 1979 alvorens de gemeenteraad het besluit neemt tot deelname aan de gemeenschappelijke regeling “Streekarchivariaat Maasland”. Als gemeentelijk vertegenwoordiger in de streekarchiefcommissie wordt door de gemeenteraad aangewezen wethouder J.C. Smits. Door een wijziging in de portefeuilles van de leden van het college van Burgemeester en Wethouders wordt het aanwijzingsbesluit twee maanden later weer ingetrokken en wordt de heer Mr. D.C.B. Burgers benoemd (inv.nr. 3879).

Op 8 september 1988 spreekt de gemeenteraad van Rosmalen de bereidheid uit om aan te sluiten bij het Streekarchivariaat Langs Aa en Dommel (inv.nr. 3878). Aanvankelijk is nog een poging gedaan om de aansluiting bij het Streekarchivariaat bij Maasland voort te zetten. De werkzaamheden aan het archief van de gemeente Rosmalen zijn 1 januari 1989 overgegaan naar Streekarchivariaat Langs Aa en Dommel. Vanaf die datum zijn de werkzaamheden verricht door de heer J.C.M. Mikkers, assistent-archivaris (inv.nr. 3877).

Archiefbewaarplaats

De aanwijzing van de gemeentelijke archiefbewaarplaats vindt plaats bij raadsbesluit van 20 november 1969. Een deel van de kluis van het gemeentehuis aan de Dorpsstraat wordt als zodanig aangewezen. Opgemerkt wordt in het raadsvoorstel dat deze bewaarplaats niet voldoet aan de ministeriële richtlijnen. In 1979 constateert de Provinciale Archiefinspectie dat de archiefbewaarplaats van het gemeentehuis aan de Hoff van Hollantlaan allesbehalve waterdicht is. Via een open dilatatievoeg en open gehakte scheuren kan water binnen dringen (inv.nr. 3886). Het raadsbesluit tot aanwijzing van een archiefbewaarplaats van 10 februari 1983 maakt melding van een als zodanig ingericht deel van de kelder van het gemeentehuis. Nu wordt er geen voorbehoud gemaakt ten aanzien van de inrichtingseisen. Deze aanwijzing wordt in 1992 uitgebreid met de archiefbewaarplaats in gebruik bij het Streekarchivariaat Langs Aa en Dommel, gehuisvest in het gemeentehuis van Vught. (inv. nr. 3893).

Archiefstructuur

In 1970 wordt door de zorgdrager (college van Burgemeester en Wethouders) regels vastgesteld voor het beheer van het archief en registratuur. In deze regeling is bepaald dat stukken die op een zaak betrekking hebben verenigd moeten blijven. In 1983 vindt een aanpassing plaats van de beheersregeling naar aanleiding van de deelname aan de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat Maasland.

Ordening

Voor de systematische ordening van de onderwerpen is gebruik gemaakt van de Basisarchiefcode van de Vereniging voor Nederlandse Gemeente, uitgave mei 1992. Het dynamisch archief is in 1990 geherstructureerd (inv. nr. 3886).

Selectiebeleid

Uit de vernietigingslijsten kan worden opgemaakt dat er een actief vernietigingsbeleid is gevoerd in de periode van 1981 -1995. In 1986 is besloten om 150 m¹ bouwvergunning dossiers na microverfilming te vernietigen. Primair is de microverfilming bedoeld als ruimtebesparing in de archiefbewaarplaats (inv. nr. 3884).

Toestand van het archief

In 1979 schrijft de Provinciale Archiefinspectie de gemeente Rosmalen aan met de mededeling dat er door de Inspectie een onderzoek is ingesteld naar de mogelijke afdwaling van archiefbescheiden. Spelende kinderen zouden archiefstukken hebben aangetroffen in het voormalige gemeentehuis. Ook maakt de inspectie melding over de verwaarlozing en desolate toestand van de oude archieven (inv. nr. 3886)

Verantwoording inventarisatie archief gemeente Rosmalen 1971 - 1995

Algemeen

De inventarisatie van het archief van de gemeente Rosmalen, over de periode 1971 - 1995 is tussen 2006 en 2009 door de heer J.W.M de Laat, medewerker afdeling Documentaire zaken en de heer R.P.J.M.A. Bruijsten, medewerker Stadsarchief uitgevoerd. In 1989 is om praktische redenen en vooruitlopend op de wijziging van de Archiefwet, besloten om de overbrengingstermijn te verkorten van 50 naar 20 jaar, gekozen om het archief van de gemeente Rosmalen over de periode 1935 - 1970 over te brengen (inv. nr. 3887). Opheffing van de gemeente Rosmalen met ingang van 1 januari 1996 als gevolg van de gemeentelijke herindeling is de reden om 31 december 1995 als eindpunt te nemen voor de inventarisatie.

Bij de ordening van de archiefbescheiden is de Basisarchiefcode voor de gemeentelijke, regionale en provinciale administraties, uitgave 1992 toegepast. Er zijn aanwijzingen dat in 1979 archiefbescheiden verloren zijn gegaan. Niet duidelijk is of er daadwerkelijk archiefbescheiden zijn kwijt geraakt. Maar in het archief ontbreken bijvoorbeeld de wegenlegger en de legger op de waterlopen. Nader onderzoek bij de vakafdelingen kan daarover meer informatie opleveren. Daarnaast is het archief van de Ambtenaar van de Burgerlijke Stand niet in deze inventarisatie meegenomen. Dit archief bevindt zich bij afdeling Burgerzaken van de gemeente ’s-Hertogenbosch, Wolvenhoek 1.

De totale omvang van het archief bij aanvang van de opdracht bedroeg 200 meter. Tijdens de bewerking bleek het archief niet compleet te zijn. De hinderwetvergunningen, bouwvergunningen en de persoonskaarten van de bevolkingsregister waren opgenomen in het archief van de gemeente ’s Hertogenbosch. De notulen van de gemeenteraad en het college van B & W waren al bij het Stadsarchief in depot geplaatst. Dit alles is hersteld. Na bewerking en inventarisatie resteert nog ruim 150 m¹.

Selectiebeleid

Tijdens de inventarisatie is de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijk en intergemeentelijke organen, dagtekende van na 1850 toegepast. Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden is minder vernietigd dan volgens de lijst strikt genomen toegestaan is. In overleg met het Stadsarchief zijn de reclamevergunningen en rioolvergunningen van vernietiging uitgezonderd. Van de bouwvergunningen zijn monumentale, beeldbepalende en karakteristieke panden op basis van lijsten van de afdeling Bouwhistorie, Archeologie en Monumenten geselecteerd en bewaard.

Materiële staat

De archiefbestanddelen zijn verpakt in zuur- en metaalvrije omslagen en dozen. Op de omslagen en dozen is vermeld ROS met daarachter een volgnummer. De omslagen zijn voorzien van een etiket met inhoudsomschrijving en recordnummer. De materiële staat van de archiefbestanddelen is goed. Er zijn geen sporen aangetroffen van schimmelvorming of ongedierte.